Comment mettre en œuvre le travail à distance?

Travail à distance

Dès le début du projet de travail à distance (ou télétravail), il est indispensable de mettre en place une stratégie de communication autour du projet, et d’informer l’ensemble des collaborateurs sur :

Les objectifs poursuivis;
La manière dont le télétravail va être mis en place au sein de l’entreprise;
Les modifications que le télétravail va entraîner en termes de conditions de travail;
Les bénéfices attendus de ce changement.

La mise en œuvre du travail à distance suppose également de procéder à différentes actions:

au niveau technologique;
au niveau de l’organisation du travail;
au niveau de la gestion des ressources humaines;
au niveau de la relation entre manager et managés.

Le lien avec d’autres politiques NWOW

Nous avons observé que la mise en place d’initiatives de travail à distance fait suite, dans certains cas, à d’autres initiatives de NWOW.

Un exemple fréquent est la mise en œuvre du télétravail à la suite d’une politique de flexdesk impliquant une réduction de l’espace de bureaux disponibles.

Un autre exemple est celui du télétravail à la suite d’un détachement de certains membres du personnel chez un client géographiquement distant. Celui-ci requérant une forte mobilité du collaborateur, le travail à distance est accordé pour “compenser” en quelque sorte les déplacements requis par ce détachement.

Il s’agit également de considérer dans quelle mesure le détachement chez le client s’opère à temps partiel ou constitue l’essentiel de l’activité du collaborateur. Dans ce second cas, une présence chez l’employeur devient parfois problématique, si le client requiert une présence full-time dans ses locaux. Les modalités de présence doivent, en tout état de cause, être préalablement négociés et contractualisés avec le client. Nous verrons plus en détail quels sont les risques associés à un détachement complet du collaborateur chez le client, et quelles recommandations nous pouvons formuler pour les endiguer.

Au niveau technologique

Les informations circulant au-delà des frontières de l’entreprise avec les nouvelles technologies, le travail à distance présente un risque possible si des mesures de sécurité strictes viennent à manquer.

Il s’agit dès lors de:

Définir les équipements;
Mettre en place une plateforme collaborative au sein de l’entreprise pour favoriser le sentiment d’appartenance;
Mettre à disposition du matériel qui permette de travailler aisément à distance (anytime, anyplace);
Choisir des outils qui évitent de devoir multiplier les canaux de communication.

Voir également la section aspects techniques liés au travail à distance.

Au niveau de l’organisation du travail

La principale recommandation concerne la formalisation et la contractualisation des modalités de travail à distance. Il s’agit en effet de limiter les effets potentiellement négatifs d’une telle situation (conflits entre vie privée et vie professionnelle, stress, surcharge de travail) en encadrant autant que possible les conditions dans lesquelles se déroule effectivement le travail à distance.

Formaliser et contractualiser les modalités de travail à distance

Dans le cas du personnel en détachement chez le client, nous soulignons en particulier la nécessité de négocier les conditions d’accès du personnel en détachement aux serveurs distants ou aux applications.

Dès le début du projet, il importe de définir les conditions d’évaluation de l’expérience (suivant quels critères le télétravail, lorsqu’il est introduit sous le mode d’une expérience pilote, sera-t-il jugée comme concluant ou non ? Quelles sont les conditions de sa généralisation ? quels sont les freins techniques ? Comment mesure-t-on la performance ?).

Au niveau de la gestion des ressources humaines

Travailler à distance rend impossible les contacts en face-à-face avec les collègues. Cet affaiblissement des relations sociales peut générer non seulement un sentiment d’isolement pour l’individu, mais également une perte de cohésion de l’équipe. De plus, le processus de création et de transfert de connaissances est également perturbé.

Partager les connaissances et maintenir la cohésion d’équipe

La mise en œuvre du télétravail, lorsqu’elle n’est pas généralisée à l’ensemble du personnel, peut être à l’origine de tensions entre les télétravailleurs et les travailleurs « sur site » (qui ne travaillent pas à distance) :

Les travailleurs « sur site », qu’ils le soient par choix ou non, peuvent ressentir de l’injustice face aux avantages que procure le travail à distance ;
A l’inverse, les télétravailleurs peuvent également ressentir de l’injustice en ce qui concerne, par exemple, les opportunités de carrière et les formations offertes ;
Il s’agit alors d’être attentif à la question de l’équité.

Remarque: il peut y avoir une contradiction apparente entre la mise en œuvre du travail à distance et une politique de compensation/bénéfices basée sur la mise à disposition de voitures de société pour les collaborateurs de l’entreprise. Si vous êtes confronté à cette tension évidente entre la nature et la philosophie des dispositifs mis en œuvre, il s’agira dès lors de procéder à des choix pour assurer une certaine cohérence dans vos pratiques.

Au niveau de la relation entre managers et managés

En réduisant les échanges informels (autour de la machine à café, en arrivant au travail), le télétravail laisse une certaine place à une interprétation erronée des situations, qui peut impacter la relation entre les responsables et les collaborateurs.

De plus, l’absence sur site du télétravailleur va influencer la manière dont le contrôle de sa performance sera effectué. Un enjeu majeur concerne donc le passage d’une supervision directe à un contrôle à distance. Il est possible que vos collaborateurs soient davantage demandeurs d’un contrôle qualitatif plutôt que quantitatif, ce qui pose également des questions car un contrôle social (par les pairs et/ou les clients) peut renforcer le sentiment de surveillance et être contre-productif.

En conséquence, il est important de veiller à :