Comment le mettre en œuvre ?

La mise en place d’espaces de travail partagés peut correspondre à plusieurs objectifs, des gains budgétaires aux gains de surface en passant par la cohérence avec l’activité de travail (des salariés extrêmement mobiles, par exemple) ou le fonctionnement du secteur d’activité. Lors du développement d’une telle initiative, plusieurs points sont cependant à prendre en considération.

Une définition et une communication claire

• Le public-cible de la démarche. Le projet concernera-t-il toute l’entreprise, ou seulement certaines fonctions ? À noter qu’un poste d’accueil administratif, s’il est uniquement téléphonique, peut tout à fait être impliqué dans la mesure où une déviation de ligne téléphonique peut être mise en place ;
• Les fonctions des différents espaces de travail et de leur attribution. L’attribution peut être libre, ou bien effectuée par zones : une zone réservée au travail en équipe, une zone silencieuse, une zone de travail individuel, une zone d’échanges, etc. ;
• Les équipements et les aspects ergonomiques. Les postes de travail – chaises notamment – doivent être modulables afin que chaque collaborateur puisse les adapter à son usage. Si votre souhait est de faire du cleandesk, c’est-à-dire d’imposer de ne rien laisser de personnel sur le bureau, il est nécessaire de prévoir des casiers pour que les personnes puissent y déposer leurs effets personnels. Les infrastructures doivent également garantir une mobilité aisée des travailleurs.

 

L’organisation de l’espace

Notre recommandation principale est d’anticiper et de modéliser les futurs espaces de travail de sorte que la taille et la configuration de l’espace corresponde à son utilisation présumée. Une attention particulière doit être apportée au nombre et à la taille des salles de réunion, ainsi qu’à l’intégration d’espaces de travail où il est possible de s’isoler (pour se concentrer sur une tâche de fond ou mener un entretien confidentiel, par exemple). À ce titre, l’élaboration d’une charte/règlement d’ordre intérieur établissant les conditions d’utilisation (quand utiliser les salles ? comment les réserver ? quelle zone utiliser pour quel type de travail ?) et les comportements à adopter constitue un très bon moyen de formaliser les droits et les devoirs de chacun ainsi que les comportements attendus dans les espaces partagés. Cette charte peut être affichée et rappelée régulièrement dans l’ensemble du bâtiment.

Consultez un exemple de charte.

L’organisation de travail d’une PME est fortement liée à la notion de proximité : moins d’échelons hiérarchiques, une connaissance d’un grand nombre, si pas de tous les collègues dans les très petites entreprises, une bonne connaissance des différents métiers et de leurs prérequis en terme d’espace et d’accès à l’information, etc. Il y a donc une carte à jouer lors de la mise en place d’espaces de travail partagé, tant dans l’implication directe (ou indirecte, via un groupe projet) des collaborateurs que dans la conception d’environnements de travail valorisant ces différents aspects spécifiques.

Équipements technologiques

Parmi les nombreux logiciels existants, deux au moins semblent indispensables :

• VDI (Virtual Desktop Infrastructure ou Infrastructure de bureau virtuelle). Le VDI permet à vos collaborateurs de pouvoir accéder à leurs données à partir de n’importe quel ordinateur et de n’importe quel lieu. De nombreux modèles existent sur le marché.
• VPN (Virtual Private Network ou Réseau privé virtuel) . Le VPN est un système permettant aux employés d’avoir accès au réseau d’entreprise à distance. Il suffit donc de s’identifier pour pouvoir être en lien avec le réseau privé de l’entreprise, où que la personne se trouve.

La mise en place d’outils informatiques doit être envisagée :

• d’un point de vue pratique (pouvoir atteindre les objectifs qu’on se fixe en disposant d’outils efficaces)
• d’un point de vue sécuritaire (éviter la perte ou le vol d’informations)

Points importants :

• s’assurer que les employés possèdent un matériel mis à jour et en bon état ;
• favoriser la mise à disposition d’outils gérés par une équipe informatique interne ou externe à l’entreprise ;
• la politique du “Bring Your Own Device”, laissant le choix du matériel informatique à l’employé est déconseillée. L’entreprise a peu de vue sur la sécurisation d’un tel matériel, et les problèmes de compatibilité entre les systèmes d’exploitation et les versions des différents programmes (Suite Office, par exemple) sont réels.