Points de vigilance

Au niveau de l’individu

On peut voir un certain paradoxe entre le contrôle potentiel que les outils de gestion de projet offrent (en matière de reporting, de contrôle d’avancement du travail, d’implication de chacun) et la philosophie d’autonomie et de soutien mutuel défendue par le principe des équipes collaboratives.

Ce paradoxe ne doit pas être ignoré, et plusieurs pistes peuvent être explorées pour le prendre en compte :

• S’orienter vers un management par les objectifs, et non par un management « à la tâche ». Il s’agit de considérer les productions sur la durée et en fonction d’objectifs à atteindre;

• Ne pas s’enfermer dans une planification trop étroite qui détaille, au jour et à l’heure près, les réalisations à effectuer. Le travail en équipe collaborative peut amener, en cours de projet, à une re-définition des objectifs à atteindre qui bouleverserait un planning trop étroitement construit;

• Les outils doivent être envisagés comme un support à la professionnalisation de l’activité permettant de mieux faire circuler l’information et de réduire les charges de de coordination. Une formalisation de ces engagement peut être nécessaire afin d’éviter les potentiels dérives en matière de contrôle que les outils offrent.

Au niveau de l’organisation

Trois points sont à prendre en compte:

• Le succès du travail collaboratif dépend tout d’abord de la fédération des collaborateurs autour de l’objectif. La participation et la motivation des participants doivent être réelles, créant par là une vraie dynamique de groupe. Lors du recrutement, assurez-vous de l’adhésion des futurs collaborateurs à cette démarche, par exemple par la création d’un document reprenant la vision, les valeurs et la mission d’entreprise ainsi que son mode de fonctionnement.

• Comme abordé ci-dessus, la charge de coordination élevée qu’implique le travail collaboratif peut être réduite en assurant une communication transversale des infos dans le projet au travers d’outils TIC.

• La cohésion inter-équipes est également importante à prendre en compte. Il arrive que les équipes de projet fonctionnent si bien qu’elles se mettent à fonctionner en entités autonomes, relativement détachées les unes des autres. Les contacts entre équipes se raréfient, le sentiment d’appartenance à l’entreprise diminue ainsi que l’implication dans la gestion interne.

Différentes actions peuvent être implémentées pour mettre en œuvre ce dernier point :

• Favoriser le partage de connaissances :

1. par l’organisation des réunions d’actualisation inter-équipes, par exemple tous les mois autour d’une présentation et d’un échange sur une thématique transversale à plusieurs projets ;
2. par de la mobilité transversale de personnel, entre les équipes ou entre les différentes implantations de la PME, le cas échéant
3. par des formations transversales regroupant les participants de différentes équipes de projet;

• Utiliser un outil de gestion interne (tel qu’un réseau social d’entreprise, par exemple, ou un intranet) afin de communiquer autour des projets et autour de la vie interne de l’entreprise.