Travail à distance
Les raisons qui peuvent amener une entreprise à se lancer dans une initiative de travail à distance sont multiples:
- Augmenter la qualité du travail et la satisfaction des collaborateurs : ceci peut se faire par une meilleure attraction ou rétention du personnel ou par une meilleure conciliation entre vie privée et vie professionnelle ;
- Améliorer la performance de l’entreprise au travers d’une amélioration de la productivité, ;
- Dans un souci d’économie, réalisée au travers de la réduction des espaces de travail nécessaires ;
- En raison de l’activité même de l’entreprise, par des pratiques de détachement chez le client.
Dans tous les cas, plusieurs éléments doivent être pris en compte lors de la mise en œuvre d’une démarche de télétravail:
L’adéquation du travail à distance avec la nature de l’activité
Les types de flux d’information utilisés dans l’entreprise ont de l’importance. Des entreprises dont le travail implique de nombreux échanges d’informations et de concepts de haut niveau auront ainsi plus de difficultés à mettre en place le travail à distance que celles où les collaborateurs peuvent travailler plus facilement de façon indépendante.
De toute évidence, certains métiers nécessitent une présence sur le lieu de travail: métiers nécessitant un équipement particulier pour la production, métiers de maintenance ou d’entretien ou encore métier en lien direct avec le client, etc. Cependant, nombre de métiers ou fonctions, moyennant un aménagement des tâches, peuvent être réalisés à distance. Il s’agit, par exemple, d’un groupement des tâches de gestion administrative, de lecture, d’analyse ou de rédaction de documents sur une plage horaire distincte.
Le type de coordination de l’équipe de travail est également important. Une coordination fortement supervisée pose problème car elle requiert des échanges fréquents entre les différents collaborateurs. A contrario, une coordination orientée résultats (ou un management par les objectifs) s’applique très bien.
La situation géographique de l’entreprise
Peut-être avez-vous envisagé le travail à distance en raison de la situation géographique de l’entreprise?
En effet, ce type d’initiative se justifie souvent parce que l’entreprise est située dans un grand centre urbain peu propice à une mobilité fluide (Bruxelles ou Charleroi par exemple). Autre cas de figure, lorsque l’entreprise est localisée dans une zone peu accessible, mal desservie par les transports en commun.
La rareté des profils
Le travail à distance peut être une solution lorsque vous êtes confronté à une pénurie de profils à recruter.
Il peut être vu comme une contrepartie ou un avantage pour des collaborateurs dont le profil est essentiel pour votre entreprise qui sont géographiquement éloignés de votre implantation.
L’adéquation de l’équipement
Il est important que les collaborateurs disposent du matériel adéquat nécessaire au travail à distance: un ordinateur portable, une connexion internet performante (attention au débit !) et un téléphone portable (smartphone).
En règle générale, la pratique du BYOD (Bring Your Own Device – c’est-à-dire que les collaborateurs utilisent leur équipement personnel) n’est pas recommandée. Elle est, en effet, fréquemment à la source de difficultés liées à la coexistence de systèmes ou de versions logicielles multiples, de générations différentes, et pas forcément compatibles entre eux. En outre, il faut veiller à ce que les applications nécessaires à la réalisation du travail soient accessibles à distance (en-dehors du périmètre de l’entreprise). A cet égard, des applications de type web-based semblent une bonne solution.
Spécifiquement, pour le télétravail à domicile, il s’agira aussi de s’assurer que le collaborateur dispose de l’infrastructure suffisante : un espace de travail distinct (pièce fermée, isolée du reste des lieux de vie), un bureau, un fauteuil ergonomique, un téléphone lié au réseau de l’entreprise, etc.
En conséquence, la mise en place des outils et solutions techniques peut avoir un certain coût financier. Il variera d’un cas à l’autre en fonction de l’équipement à acquérir et des frais de maintien de l’infrastructure. Assurez-vous, dès lors, de la capacité de votre entreprise à engager ces dépenses. Si votre PME utilise déjà de nombreux outils TIC pour sa propre organisation interne, il est probable que l’introduction du travail à distance soit du coup facilitée.
De manière générale, trois points de vigilance s’imposent, auxquels il s’agit de prêter attention :
- L’obsolescence du matériel (veillez à mettre régulièrement à jour les applications et, si nécessaire, les outils eux-mêmes) ;
- La qualité de la connectivité et des outils ;
- L’adéquation des équipements IT aux besoins de l’utilisateur et à la compatibilité des outils entre eux.
L’impact organisationnel
Divers éléments relatifs à l’organisation du travail, la gestion des ressources humaines et la qualité de la relation managériale vont être transformés à la suite d’une initiative de télétravail.
Bien que nous n’identifions pas de préalables nécessaires à cet égard, la prise de connaissance des impacts potentiels au niveau de ces dimensions semble indispensable. Naturellement, il s’agit de considérer la pertinence d’adopter le télétravail selon la nature du business et des fonctions concernées.
Les enjeux et risques relatifs à la mise en place du télétravail sont abordés en détails dans les sections gestion de projet et points de vigilance.
