Calibrage des échanges

Afin d’améliorer la qualité de la relation entre manager et managés, il importe de bien définir les modalités et le contenu de la coordination à distance, ainsi que les moyens utilisés pour communiquer.

Le contenu de la communication

Il est primordial que les membres d’une même équipe aient accès à la même information, que ceux-ci soient à distance ou non. Sans cette garantie d’homogénéité du contenu des communications, les managés à distance peuvent rapidement ressentir un sentiment d’isolement, d’injustice, voire d’abandon.

Les moyens de communication

Si les informations transmises par les managers à leurs collaborateurs doivent être identiques pour tous les membres de leur équipe, la façon dont ces informations sont transmises peut varier d’un collaborateur à l’autre, en fonction :

• des préférences des managés, certains privilégiant davantage les échanges via le téléphone, d’autres préférant les moyens écrits ;
• du type d’échanges menés. Toute communication portant sur des décisions relatives à la gestion des ressources humaines, qu’il s’agisse des conditions de travail des collaborateurs, de l’évolution de leur carrière ou encore de leur évaluation, doit de préférence se dérouler en présence des interlocuteurs.

De manière générale, ne négligez pas la pression implicite qui peut être générée par des pratiques telles que l’envoi d’e-mails à toute heure ou en grand nombre aux collaborateurs distants.

Les modalités de coordination

Les modalités de coordination préciseront notamment la fréquence des réunions d’équipes et la fréquence à laquelle les employés sont tenus d’y assister à distance ou sur site; ainsi que la fréquence des réunions entre un manager et un managé.

Soyez également attentif à la manière dont vous déterminerez l’alternance de la situation à distance. Les conditions dans lesquelles l’alternance de la situation de travail s’effectue doivent nécessairement faire l’objet d’un consensus entre le manager et son managé à distance et ce, même si des règles sont arrêtées par ailleurs. À titre d’exemple, si le nombre de jours qui s’effectuent à domicile ou en bureau satellite peut être déterminé par la direction, il est de la responsabilité du manager de trouver un compromis quant à leur fixation régulière ou irrégulière, leur fractionnement par demi-jours, etc.