Travail collaboratif
La mise en place d’équipes projet (ou équipes de travail collaboratives) peut poursuivre plusieurs finalités : une plus grande performance de l’équipe et de l’entreprise, une manière d’attirer du personnel et de le retenir (dans des contextes de pénurie de certaines compétences), etc.
Elle doit surtout être envisagée comme une façon d’améliorer le bien-être des équipes. Cette finalité ne peut être atteinte sans prendre en compte un certain nombre de paramètres techniques, organisationnels et de gestion des ressources humaines.
Un fonctionnement « native » ou un revirement stratégique ?
Le fonctionnement en travail collaboratif peut être originel et remonter à la création de l’entreprise, découlant presque naturellement du type d’activité effectuée. Par contre, si ce fonctionnement ressort d’un revirement stratégique, il est crucial de procéder avant toute chose à un état des lieux du fonctionnement actuel des équipes (notamment en termes d’autonomie, de responsabilité, de liens entre les départements, etc.) et de la distance à combler pour fonctionner en équipes collaboratives. Au besoin, n’hésitez pas à vous faire accompagner par un expert externe.
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Au niveau technique
Le travail collaboratif suppose l’utilisation d’outils technologiques facilitant, par exemple, l’échange d’informations ou de documents, la discussion en groupe, le suivi du projet, etc.
Le choix des outils à utiliser dépendra, entre autres :
- des fonctionnalités pour lesquels ils sont programmés ;
- du niveau de sécurité qu’ils offrent (à calibrer en fonction de la confidentialité des projets sur lesquels vous travaillez ou des informations que vous partagez) ;
- de leur coût d’acquisition (pensez à l’alternative des logiciels libres) et du coût de formation associé, notamment pour des outils plus complexes spécifiquement prévus pour la gestion de projet. Il est alors important de savoir si les ressources sont disponibles en interne ou si, par exemple, vous devrez faire appel à un consultant externe.
Il est aussi nécessaire :
- de réfléchir à la combinaison et à l’intégration des outils. La multiplication des sources d’information pour la même information amène davantage de contre-productivité que de productivité. Un travail d’élimination des sources d’informations parallèles doit être effectué pour éviter une dispersion dommageable. Par exemple, échanger les documents par e-mail en même temps que sur le cloud conduit à une multiplication des documents.
- d’éviter de tomber dans le suréquipement en termes d’outils par rapport aux besoins réels (d’autant plus que, comme déjà évoqué, les ressources en PME sont limitées), et de courir le risque de finir avec un cimetière d’outils installés mais plus utilisés ;
- de veiller à la mise à jour des outils afin d’éviter tout problème de compatibilité entre les versions.
Au niveau organisationnel
Veillez à définir le procédé par lequel les personnes seront réparties dans les projets, répondant notamment aux questions “quels critères seront pris en compte pour la composition des équipes”, au delà des compétences (envie des personnes, disponibilité, etc.) et “qui assumera cette répartition” (équipes auto-composées ? répartition chapeautée par un supérieur ayant vue sur tous les projets en cours ?).
Ceci suppose une bonne connaissance des compétences et de l’apport de chacun à l’entreprise, par exemple au moyen d’un dictionnaire des compétences ou un recensement des compétences sur un outil TIC.
Au niveau de la gestion des ressources humaines
Si vous êtes dirigeant de PME, soyez conscient votre attitude et votre comportement contribuent fortement à la réussite ou l’échec de la mise en place d’équipes collaboratives. Par exemple, il est peu probable que vos collaborateurs voient la pertinence d’utiliser un outil de gestion de projet si vous-même ne l’utilisez pas.
Le travail en équipe collaborative questionne également le rôle de manager. Il importe donc de mettre l’accent sur la redéfinition de ce rôle.
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Le lien avec d’autres projets de NWOW
À l’aide des outils choisis, il s’agit de s’assurer de la compatibilité des équipes collaboratives avec d’autres projets de NWOW, tel que le télétravail. Quelle sera la fréquence de rencontre des équipes ? Les collaborateurs doivent-ils être présents physiquement ? Si oui, le télétravail ne peut être autorisé ce jour là. Si non, les outils doivent permettre un bon déroulement de la réunion, que ce soit à l’aide d’un outil de gestion de projet tel que Trello, ou par des méthodes « maisons » (webcam dirigée vers un tableau physiquement présent dans la salle de réunion).
Les méthodes agiles
Quelles sont les méthodes agiles?
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